Žádost o proplacení výdajů

Kategorie

10 . 3 . 2011

Po ukončení realizace projektu se podává žádost o proplacení výdajů ve stanoveném termínu v Dohodě.

Žádost o proplacení výdajů

Po ukončení realizace projektu se podává žádost o proplacení výdajů ve stanoveném termínu v Dohodě. Pokud termín předložení Žádosti o proplacení výdajů nebudete schopni dodržet, je zapotřebí podat Hlášení o změnách (ke stažení na stránkách SZIF a MAS). Hlášení musí být potvrzeno na MAS. I další změny v projektu finančního, technického a administrativního charakteru je, ve většině případů, nutno hlásit Hlášením o změnách.

Žádost o proplacení výdajů včetně všech relevantních příloh se nejprve předkládá ke kontrole na MAS (5 pracovních dnů před termínem) a následně se Žádost osobně (statutární zástupce) podává na RO SZIF (v obou případech je vhodné si dohodnout termín).

Formulář Žádosti o proplacení výdajů

Formulář Žádost o proplacení výdajů (vč. instruktážního listu) a Pravidla IV.1.2 (+ Metodika resp. Samostatná příloha č. 9) jsou ke stažení na stránkách SZIF a MAS (balíček k žádosti o proplacení).

Při vyplňování se nejprve na první stránce vyplní (cca v polovině stránky) Opatření IV.1.2. Následně na straně A3 se vyplní údaje o fichi vč. hlavního opatření dle příslušné Fiche a údaje o MAS (registrační číslo MAS Pobeskydí je 07/002/41100/780/000038). Tímto se na straně A2 vygeneruje „Seznam přiložené dokumentace“. Zbývající kolonky se vyplňují dle skutečnosti dle instruktážního listu.

Přiložená dokumentace

K Žádosti o proplacení se přikládá další dokumentace dle vygenerovaného seznamu mezi jinými:

a) Účetní/daňové doklady – přikládají se faktury (obdobné doklady) vč. dokladů o zaúčtování (příjemce dotace vede o realizaci projektu samostatnou analytickou účetní evidenci nebo samostatnou podrobnou evidenci o veškerých výdajích skutečně vynaložených na projekt – tj. analytické účty, nebo ORG, ORJ, středisko apod.) uvedené v soupisce účetních dokladů, viz bod e) (2. a 3. výzva - originál, úředně ověřená kopie; 4. výzva - prosté kopie).

b) Doklady o úhradě závazku – např. výpis z bankovního účtu s úhradou faktury vč. smlouvy o zřízení/vedení účtu ve vlastnictví žadatele, pokud je úhrada prováděna z jiného účtu, než na který bude poskytnuta dotace; pokladní podklad, na kterém oprávněná osoba potvrdí příjem hotovosti) – prostá kopie.

c) Doklad o vedení (popř. zřízení) bankovního účtu ve vlastnictví příjemce, na který bude příjemci poskytnuta dotace (prostá kopie) – platí od 4. výzvy.

d) Ke každé žádosti o proplacení výdajů se dokládá kolaudační souhlas (návaznost na stavební povolení) nebo oznámení o užívání stavby (návaznost na oznámení stavby) nebo čestné prohlášení (vzor je dostupný na MAS Pobeskydí; statutární zástupce podepisuje na RO SZIF v Opavě, pokud ne, nechá podpis úředně ověřit). (originál, úředně ověřená kopie)

e) Dokumentace k zadávacímu řízení – musí obsahovat náležitosti dle Seznamu dokumentace k zadávacímu řízení (ke stažení na stránkách SZIF a MAS). Ve většině případů se bude jednat o zakázky mimo režim zákona.

f) Soupiska účetních dokladů – formulář soupisky (vč. instruktážního listu) je dostupný na stránkách SZIF a MAS (balíček k žádosti o proplacení). Při vyplňování se postupuje dle instruktážního listu. V sloupci 11 investiční/neinvestiční výdaj se zaškrtává dle zaúčtování (u některých výdajů, projektů a fichí jsou způsobilé pouze investiční výdaje). Do soupisky se dle pokynu RO SZIF zapisují faktury související s projektem (vč. faktur vztahujících se k nezpůsobilým výdajům nebo celkovým způsobilým výdajům). Částky se uvádějí bez zaokrouhlení nebo se zaokrouhluje na celá čísla (zejména v případě, kdy je nutno podat Hlášení o změnách). Součet sloupce 7 respektive 8 se musí rovnat částce způsobilých výdajů, ze kterých je stanovena dotace, na Žádosti o proplacení výdajů. Obdobně součet sloupce 5 se má rovnat částce skutečných celkových výdajů na Žádosti o proplacení výdajů. Obce a svazky obcí (neplátci DPH) vyplňují ve sloupci 7 částky bez DPH. (originál, úředně ověřená kopie)

g) Položkový rozpočet projektu rozdělený do jednotlivých kategorií dle číselníku způsobilých výdajů. Rozpočet se sestavuje dle skutečných výdajů (musí být v souladu s fakturami). V případě stavebních prací se dokládá soupis stavebních prací s výkazem výměr a s uvedením čísel položek dle třídníku stavebních konstrukcí a prací v souladu s RTS, a.s. Brno (rozdělen do odpovídajících kódů způsobilých výdajů). Upozorňujeme, že maximálním způsobilým výdajem je aktuální cena uvedená v Katalogu cen stavebních prací RTS, a.s. Brno. Pokud součástí je rovněž dodávka souboru movitých věcí, je vhodné doložit rovněž rozpis těchto souborů. Doporučujeme přiložit tabulku s rozdělením výdajů do kódů a k jednotlivým kódům následně, kde je to zapotřebí, přiložit dílčí položkový rozpočet - soupis stavebních prací, rozpis movitých věcí apod.

h) V případě nákupů strojů nebo technologií doklad o posouzení shody - ES prohlášení o shodě (od 4. výzvy pouze nákupy v celkové hodnotě nad 100 tis. Kč/kus nebo komplet bez DPH) a technická dokumentace k výrobku (od 4. výzvy pouze při kontrole na místě). (prostá kopie)

A další přílohy dle specifik jednotlivých fichí a projektů.

Kontrola na místě

Po předání žádosti o proplacení na SZIF lze očekávat v následujících dnech či týdnech kontrolu na místě. V rámci této kontroly se prování fyzická kontrola předmětu a výsledků (výstupů) projektu. Kontrolováno je např. dodržení technických parametrů projektu např. velikost užitné plochy, počet svítidel, délka silnice, počet místností, vybavení vč. výrobních čísel apod. (soulad s Žádosti o dotaci jejích přílohami, Hlášeními o změnách, fakturami, dodacími listy atd.). Dále je při kontrole na místě kontrolována technická dokumentace ke strojům, technologiím apod., vedení účetnictví projektu (sjetina z analytické účetní/podrobné evidence projektu), čerpání dotace v minulých 3 letech – účet dotací (investiční, neinvestční), vlastnické vztahy k předmětu projektu (výpis z katastru, nájemní smlouvy na 5 let nebo s 5letou výpovědní lhůtou od podpisu Dohody apod.)

Nejpozději do 12 týdnů od zaregistrování Žádosti o proplacení, případně ode dne doplnění chybějící dokumentace, v případě nezjištění nedostatků, je výše dotace schválena a následně do 21 dnů proplacena.

Ke stažení:

Hlášení o změnách (aktualizace prosinec 2010)

Balíček formulářů a dokumentů k proplacení výdajů 2. výzva (březen 2011)

Balíček formulářů a dokumentů k proplacení výdajů 3. výzva (březen 2011)

Pravidla IV.1.2, Metodika a další dokumenty ke stažení výzva 3, výzva 2

Související články:

16 . 11 . 2011