Žádost o proplacení výdajů

I v této fázi projektu je nutno postupovat dle Pravidel IV.1.2 a souvisejících dokumentů.

Po ukončení realizace projektu se podává Žádost o proplacení výdajů v termínu stanoveném v Dohodě . Pokud termín předložení Žádosti o proplacení výdajů nebudete schopni dodržet, je zapotřebí podat Hlášení o změnách (ke stažení na stránkách SZIF a MAS). Hlášení musí být potvrzeno zaměstnanci na MAS. I další změny v projektu technického a administrativního charakteru je, ve většině případů, nutno hlásit Hlášením o změnách.

Žádost o proplacení výdajů včetně všech relevantních příloh se nejprve předkládá ke kontrole na MAS (5 pracovních dnů před termínem) a následně se Žádost osobně (statutární zástupce) podává na RO SZIF (v obou případech je vhodné si termín telefonicky nebo e-poštou dohodnout předem ).

Formulář Žádosti o proplacení výdajů

Formulář Žádost o proplacení výdajů (vč. instruktážního listu) a Pravidla IV.1.2 (+ Metodika resp. Samostatná příloha č. 9) jsou ke stažení na stránkách SZIF a MAS (balíček k žádosti o proplacení).
Při vyplňování se nejprve na první stránce vyplní (cca v polovině stránky) Opatření IV.1.2. Následně na straně č. 3 (sekce A3) se vyplní údaje o fichi vč. hlavního opatření dle příslušné Fiche a údaje o MAS (registrační číslo MAS Pobeskydí je 07/002/41100/780/000038). Tímto se na straně č. 2 (sekce A2) vygeneruje „Seznam přiložené dokumentace". Zbývající kolonky se vyplňují dle skutečnosti a dle instruktážního listu.

Přiložená dokumentace

K Žádosti o proplacení se přikládá další dokumentace dle vygenerovaného seznamu mezi jinými:

a) Účetní/daňové doklady - přikládají se faktury (obdobné doklady) vč. dokladů o zaúčtování (příjemce dotace vede o realizaci projektu samostatnou analytickou účetní evidenci nebo samostatnou podrobnou evidenci o veškerých výdajích skutečně vynaložených na projekt - tj. analytické účty, nebo ORG, ORJ, středisko apod.) uvedené v soupisce účetních dokladů, viz dále (2. a 3. výzva - originál, úředně ověřená kopie; od 4. výzvy - prosté kopie).

b) Doklady o úhradě závazku - např. výpis z bankovního účtu s úhradou faktury vč. smlouvy o zřízení/vedení účtu ve vlastnictví žadatele, pokud je úhrada prováděna z jiného účtu, než na který bude poskytnuta dotace; pokladní podklad, na kterém oprávněná osoba potvrdí příjem hotovosti) - prostá kopie.

c) Doklad o vedení (popř. zřízení) bankovního účtu ve vlastnictví příjemce, na který bude příjemci poskytnuta dotace (prostá kopie) - platí od 4. výzvy.

d) Položkový rozpočet projektu - rozdělený do jednotlivých kategorií dle číselníku způsobilých výdajů. V případě stavebních prací soupis stavebních prací s výkazem výměr a položkový rozpočet správně rozdělený do odpovídajících kódů způsobilých výdajů.

e) V případě, že předmětem projektu je stavba, je nutné doložit kolaudační souhlas nebo oznámení stavebního úřadu o užívání stavby - prostá kopie, nebo čestné prohlášení příjemce, že pro užívání stavby dle daného projektu není kolaudační souhlas ani oznámení zapotřebí - originál nebo úředně ověřená kopie.

f) Dokumentace k zadávacímu řízení - musí obsahovat náležitosti dle Seznamu dokumentace k zadávacímu řízení (ke stažení na stránkách SZIF a MAS). Ve většině případů se bude jednat o zakázky mimo režim zákona.

g) Soupiska účetních dokladů - formulář soupisky je součástí žádosti o proplacení (v horní části formuláře ŽoP tlačítko Menu) dostupné společně s instruktážními listy na stránkách SZIF a MAS (balíček k žádosti o proplacení). Při vyplňování se postupuje dle instruktážního listu. V sloupci 11 investiční/neinvestiční výdaj se zaškrtává dle zaúčtování (u některých výdajů, projektů a fichí jsou způsobilé pouze investiční výdaje). Do soupisky se dle pokynu RO SZIF zapisují faktury související s projektem (vč. faktur vztahujících se k nezpůsobilým výdajům nebo celkovým způsobilým výdajům). Částky se uvádějí bez zaokrouhlení na dva desetinná místa. Součet sloupce 7 respektive 8 se musí rovnat částce způsobilých výdajů, ze kterých je stanovena dotace, na Žádosti o proplacení výdajů. Obdobně součet sloupce 5 se má rovnat částce skutečných celkových výdajů na Žádosti o proplacení výdajů. Obce a svazky obcí (neplátci DPH ) vyplňují ve sloupci 7 částky bez DPH. (originál, úředně ověřená kopie)

h) V případě nákupů strojů nebo technologií v celkové hodnotě nad 100 tis. Kč/kus nebo komplet bez DPH doklad o posouzení shody - ES prohlášení o shodě. Technická dokumentace k výrobku předloží příjemce dotace při kontrole na místě. Pro 3. výzvu ještě platí, že doklad o posouzení shody (ES prohlášení o shodě) a technická dokumentace se přikládá k Žádosti o proplacení vždy ke všem pořízeným strojům a technologiím bez ohledu na celkovou hodnotu. (prostá kopie)

A další přílohy dle specifik jednotlivých fichí a projektů např. živnostenské oprávnění či jiné oprávnění k provozování činnosti, doklady k vytvoření nových pracovních míst apod.

Bez ohledu na předložené účetní/daňové doklady, nebude příjemci poskytnuta vyšší dotace, než je částka dotace zakotvená v Dohodě (vč. dodatků).

Kontrola na místě

Po předání žádosti o proplacení na SZIF lze očekávat v následujících dnech či týdnech kontrolu na místě. V rámci této kontroly se prování fyzická kontrola předmětu a výsledků (výstupů) projektu. Kontrolováno je např. dodržení technických parametrů projektu např. velikost užitné plochy, počet svítidel, délka silnice, počet místností, vybavení vč. výrobních čísel apod. (soulad s Žádostí o dotaci, jejími přílohami, Hlášeními o změnách, fakturami, dodacími listy atd.). Dále je při kontrole na místě kontrolována technická dokumentace ke strojům, technologiím apod., vedení účetnictví projektu (sjetina z analytické účetní/podrobné evidence projektu, na které musí být součtová částka rovna celkovým výdajům uvedeným na Žádosti o proplacení), čerpání dotace v minulých 3 letech - účet dotací (investiční, neinvestiční), vlastnické vztahy k předmětu projektu (výpis z katastru, nájemní smlouvy na 5 let nebo s 5letou výpovědní lhůtou od podání Žádosti o proplacení; pro 3. výzvu platí od podpisu Dohody apod.)
Nejpozději do 12 týdnů od zaregistrování Žádosti o proplacení, případně ode dne doplnění chybějící dokumentace, v případě nezjištění nedostatků, je výše dotace schválena a následně do 21 dnů proplacena.

Související články:

1234