Administrace projektu

Mezi základní administrativní činnosti patří zadávací řízení (řeší samostatný článek), vedení a archivace veškeré dokumentace k projektu, sledování a hlášení změn v projektu a vedení účetnictví resp. samostatné účetní/oddělené evidence projektu.

Změny v projektu

V průběhu realizace projektu může docházet k drobným odchylkám v projektu oproti Žádosti o dotaci. Jedná se zejména o změny finančního charakteru (změna výše výdajů), technické a administrativní změny. Při realizaci projektu jsou přípustné pouze změny, které respektují splnění účelu projektu, limity a podmínky vyplývající z Metodiky (resp. Samostatné přílohy č. 9), Fichí, Dohody a preferenčních kritérií. Pravidla IV.1.2 rozeznávají:

Změny, které nelze provést bez předchozího souhlasu RO SZIF (podává se Hlášení o změnách): změny místa realizace projektu, změny žadatele/příjemce dotace/vlastnictví majetku, který je předmětem dotace, pronájem předmětu projektu dalšímu subjektu, změny způsobu realizace projektu (dodavatelsky/věcné plnění), změna termínu podání Žádosti o proplacení (změna se může provést max. třikrát), změna způsobu financování.

Změny, které je příjemce dotace povinen předložit na formuláři Hlášení o změnách nejpozději v den předložení Žádosti o proplacení na RO SZIF, ke kterému se následně RO SZIF vyjádří: změny technických parametrů projektu, přidávání/odstraňování kódů způsobilých výdajů oproti údajům v Dohodě, změna trvalého pobytu/sídla žadatele/příjemce dotace, změna statutárního orgánu apod.

Tyto výše uvedené (a obdobné) změny se oznamují na Hlášení o změnách od zaregistrování Žádosti o dotaci na RO SZIF a po celou dobu vázanosti projektu na účel. Přílohou hlášení musí být celé znění opravené Žádosti o dotaci a všechny pozměněné přílohy. Hlášení o změnách se podává na MAS (min. 5 pracovních dnů předem), kde je zkontrolováno a v případě kladného výsledku potvrzeno a neprodleně předáno na RO SZIF. Výsledek schvalovacího řízení sděluje RO SZIF (cca do 30 kalendářních dnů, pokud nebyly zjištěny nedostatky) buďto Vyrozuměním nebo výzvou k podpisu Dodatku k Dohodě. Změny, ke kterým došlo před zaregistrováním Žádosti o dotaci na RO SZIF, se nenahlašují na formuláři Hlášení o změnách, ale formou písemné žádosti žadatele na MAS. Doporučujeme, veškeré zvažované změny a následně Hlášení o změnách (případně žádosti žadatele) předem konzultovat na MAS např. e-mailem nebo telefonicky. Velkou část změn zejména technického a finančního charakteru postačí hlásit až při podání žádosti o proplacení. Ovšem velké změny v technickém řešení, které ovlivňují účel projektu je vhodné konzultovat na MAS před jejich realizací.

Změny v projektu jsou snadno zjistitelné porovnáním Žádosti o dotaci (zejména části věnující se údajům o žadateli, cílům a výsledkům projektu, místu realizace, technickému řešení a rozpočtu) a jejich příloh (např. technické dokumentace, stavebního povolení) s navrhovaným nebo skutečným stavem. Klíčovými procesy v průběhu realizace, kdy dochází nejčastěji ke změnám v projektu, jsou příprava zadávací dokumentace (technické parametry), zadávací řízení (změna způsobilých výdajů), fyzická realizace projektu (technické a navazující finanční změny jsou většinou řešeny dodatkem ke smlouvě) a zaúčtování výdajů. Rozdíly mezi fakturovanou, zaplacenou a ve smlouvě (dodatku, objednávce) uvedenou cenou jsou nepřípustné.

Účetnictví projektu

Pravidla IV.1.2 stanovují povinnost příjemce dotace vést účetnictví nebo daňovou evidenci (dle zákonů o daních z příjmů a o DPH) v souladu s předpisy ČR. Navíc pro všechny příjemce platí že: „příslušné doklady musí splňovat předepsané náležitosti účetního dokladu ve smyslu zákona o účetnictví, předmětné doklady musí být správné, úplné, průkazné, srozumitelné a průběžně písemně chronologicky vedené způsobem zaručujícím jejich trvalost, při kontrole poskytne příjemce dotace na vyžádání kontrolnímu orgánu daňovou evidenci v plném rozsahu".

Příjemce dotace vede o realizaci projektu (tzn. o veškerých výdajích skutečně vynaložených na projekt) samostatnou analytickou účetní evidenci, případně si zřídí pro tuto účetní evidenci samostatné středisko nebo samostatnou podrobnou evidenci." (Pravidla IV.1.2)

Jaké jsou praktické zkušenosti? Obce (a obdobné účetní jednotky) zřizují pro projekt samostatná ORG, ORJ. Podnikatelské a nevýdělečné organizace často využívají samostatná střediska (nebo jiného členění) nebo analytické účty zejména k majetkovým a nákladovým účtům. Z účetnictví (anebo vnitřních směrnic, účtového rozvrhu apod.) musí být patrné, které středisko, ORG, ORJ, analytické účty byly použity pro daný projekt (tj. danou Žádosti o dotaci).
Součet veškerých výdajů projektu zaúčtovaných na této analytice se musí rovnat celkovým výdajům projektu. V případě, že projekt realizovaný obcí nebo svazkem obcí byl dofinancován z rozpočtů územních samosprávných celků (např. dotace z kraje), je vhodné způsob účtování konzultovat na MAS (případně na RO SZIF).
Zaúčtování na analytice projektu je nutnou podmínkou, aby byl výdaj způsobilý. V případě, že výdaj (který je dle Pravidel IV.1.2 považován za způsobilý) není zaúčtován na analytice projektu, nebude uznán.
Jak se dokládá analytika projektu? Dokladem o zaúčtování faktury (pokladního dokladu apod.), který je nedílnou součástí faktury (pokladního dokladu apod.) a je přikládán jako příloha Žádosti o proplacení, a dále sjetinou z analytiky projektu (výpis z analytického účtu, výpis s ORG, ORJ, střediska, peněžní deník s vyznačenými položkami projektu), která je vyžadována při kontrole na místě.

U projektů Fiche č. 2 záměr b, c (4. a 5. výzva), Fiche č. 3 (všechny výzvy) a Fiche č. 4 (2. a 3. výzva) a u podpor na základě Obecného nařízení o blokových výjimkách jsou způsobilé pouze investiční výdaje. Obecně investičními výdaji lze chápat dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek. Pravidla jej definují dle zákona o daních z příjmů (hmotný dlouhodobý majetek nad 40 tis. Kč, nehmotný dlouhodobý majetek nad 60 tis. Kč, technické zhodnocení atd.). Dále pravidla připouštějí variantu, že účetní jednotka může zařadit výdaje mezi investiční (tj. dlouhodobý majetek) na základě vlastní klasifikace (kdy to umožňuje zákon o účetnictví) - nutno ovšem doložit při kontrole na místě příslušným dokumentem vymezujícím stanovenou hranici (vnitřní předpisy, účetní směrnice).

U některých typů výdajů stanovují Pravidla IV.1.2 a Metodika maximální limity pro způsobilé výdaje. Například pro veškeré stavební práce platí, že maximálním způsobilým výdajem, ze kterého je stanovena dotace, pro jednotlivé položky rozpočtu jsou aktuální ceny uvedené v katalogu stavebních prací RTS, a.s. Brno k datu podpisu smlouvy s dodavatelem (za splnění určitých podmínek, které se liší u různých výzev, lze akceptovat překročení u jednotlivých položek).

Pro určení způsobilosti výdajů hraje důležitou roli i časové hledisko. Většina výdajů realizovaných před registrací žádosti o dotaci na SZIF je nezpůsobilá (dle způsobu zaúčtování je možno i tyto výdaje zařadit do celkových výdajů projektu). Výjimku tvoří výdaje na pořízení technické a projektové dokumentace u projektů nezakládajících veřejnou podporu nebo s podporou poskytovanou v režimu „de minimis", jejich způsobilost je od 1. 1. 2007. Všechny způsobilé výdaje musí být uskutečněny (tj. i zaplaceny) před termínem podání Žádosti o proplacení.

Doporučujeme účetním, aby se seznámili s Žádostí o dotaci a uvědomili si, které výdaje (minulé i budoucí) patří mezi výdaje projektu a jaká pro ně platí pravidla pro vedení účetnictví/daňové evidence projektu a další legislativní povinnosti vyplývající z přijetí dotace.

Související články:

1234