Zadávací řízení na dodavatele

Podáním žádosti o dotaci práce nad projektem teprve začíná. Realizaci projektu může žadatel začít až po zaregistrování žádosti na SZIF (o této skutečnosti jsou žadatelé písemně informováni). Začátkem realizace projektu je dle Pravidel IV.1.2 označován okamžik podpisu objednávky či smlouvy s dodavatelem. Před tímto termínem již můžete začít realizovat zadávací řízení, ujasnit si pravidla vedení oddělené účetní/podrobné evidence projektu a stanovit odpovědnou osobu za řízení projektu vč. sledování a hlášení změn v projektu (blíže v článku Administrace projektu).

Zakázky lze dle předmětu rozdělit na zakázky: na služby, dodávky a stavební práce. Pro stanovení vhodného postupu zadávacího řízení je důležité správně určit předpokládanou hodnotu zakázky. Ta se stanovuje bez DPH a její bližší definici najdete v § 13 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (dále „zákon o veřejných zakázkách"). Pro účely zadávání zakázek dle Pravidel IV.1.2 pojem „zakázka" znamená zakázku na služby, zakázku na dodávky a zakázku na stavební práce dle předloženého projektu, z toho plyne povinnost sčítání výdajů dle předmětu zakázky, tedy součtu hodnot všech dodávek, nebo služeb, nebo stavebních prací v rámci jednoho projektu (není-li v Metodice resp. Samostatné příloze 9 uvedeno jinak).

Dle Pravidel IV.1.2 lze uskutečnit zadávací řízení dle zákona o veřejných zakázkách (resp. předpokládaná hodnota zakázek přesahuje finanční limity stanovené v § 12 tohoto zákona), nebo mimo režim zákona (resp. předpokládaná hodnota zakázek nepřesahuje finanční limity stanovené v § 12 zákona o veřejných zakázkách; současné limity 3. mil. Kč pro stavební práce, 1 mil. Kč pro dodávky a služby). Důležitý je transparentní a nediskriminační postup. V další části bude pojednáno o zakázkách mimo režim zákona.

Zadavatel nesmí vyzvat k podání nabídky (ani zadat zakázku) osobu (FO, PO), která má vztah k žadateli jako k zadavateli zakázky, tj. nesmí vyzvat osobu blízkou (dle Občanského zákoníku) nebo osobu, která je personálně (např. dle výpisu z registrů) nebo majetkově propojena s žadatelem/příjemcem dotace. Striktně dodržováno od 4. výzvy.

Ve většině případů se u projektů LEADER bude jednat o zakázky mimo režim zákona:

- s předpokládanou hodnotou nad 500 tis. Kč bez DPH (do 3 mil. Kč resp. 1 mil Kč) - provádí se výběr minimálně ze tří nabídek. První krokem je vyhlášení výzvy, jejíž součástí je zadávací dokumentace. Výzvu je možno zaslat přímo minimálně třem potenciálním dodavatelům nebo ji zveřejnit na internetových stránkách (nebo jinak). Vhodné je oba postupy kombinovat. Obsah výzvy a zadávací dokumentace je uveden v Pravidlech IV.1.2 nebo v Seznamu dokumentace k zadávacímu řízení PRV. Uchazeči do termínu určeného ve výzvě dodají své nabídky v zalepených obálkách (uvést ve výzvě či zadávací dokumentaci). V nabídkách se dokládají v první řadě základní kvalifikační předpoklady (formou čestného prohlášení - originál nebo výpisem ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů - prostá kopie), profesní kvalifikační předpoklady (doklad o oprávnění k podnikání - prostá kopie), případně další kvalifikační předpoklady dle uvážení zadavatele (reference, smlouva o pojištění). Dále nabídky obsahují nabídkovou cenu a další stanovená kritéria, případně položkový stavební rozpočet, návrh smlouvy apod. Nabídky musí obsahovat identifikační údaje uchazeče, být podepsány oprávněnou osobou s uvedením funkce - pracovního zařazení (tento požadavek je vhodné uvést ve výzvě a specifikovat, kde tyto informace mohou nebo mají být uvedeny, např. v návrhu smlouvy nebo na titulním listu nabídky).

Po příjmu nabídek (ve stanoveném termínu) se provádí otevírání nabídek a jejich hodnocení, z čehož se sepisuje zpráva, protokol či jiný záznam. Nejprve se posuzuje úplnost (doložení všech požadovaných dokladů v požadované formě) a správnost nabídky a následně se provádí hodnocení dle nejnižší nabídkové ceny nebo dle ekonomické výhodnosti (způsob se uvádí ve výzvě nebo zadávací dokumentaci).
Pokud uchazeč (dodavatel) podá více nabídek samostatně nebo společně s dalšími uchazeči, nebo podá nabídku a současně je subdodavatelem jiného uchazeče v tomtéž zadávacím řízení, žadatel (zadavatel) všechny nabídky podané takovým uchazečem samostatně či společně s jinými uchazeči vyřadí. Obdobně vyřadí všechny nabídky uchazečů, kteří jsou personálně nebo majetkově propojeni se zadavatelem nebo s jiným uchazečem (ve výzvě nebo zadávací dokumentaci je nutné uvést tyto pravidla resp. zákazy anebo uvést, že zadávací řízení se provádí dle platných pravidel Programu rozvoje venkova ČR na období 2007-2013 opatření IV.1.2). Následně takto vyřazené uchazeče písemně informuje o důvodu vyloučení ze zadávacího řízení.

Žadatel (zadavatel) posoudí nabídky z hlediska splnění základních, profesních a případně dalších kvalifikačních předpokladů, pokud si je stanovil. Uchazeče, kteří tyto předpoklady nesplní, vyloučí z dalšího hodnocení a písemně je informuje o důvodu vyloučení ze zadávacího řízení. Žadate l (zadavatel) následně provede hodnocení předložených nabídek podle předem stanovených hodnotících kritérií pro výběr zakázky. V případě hodnotícího kritéria ekonomická výhodnost nabídky provede žadatel (zadavatel) vyhodnocení formou tabulky, ve které jsou přiděleny jednotlivým dílčím kriteriím váhy vyjádřené v procentech. Jako hodnotící kritérium nesmí být použity reference. Pokud žadatel/zadavatel ve výzvě či zadávací dokumentaci (zadávacích podmínkách) nestanoví jinak, rozhoduje při hodnocení pro plátce daně z přidané hodnoty cena bez daně z přidané hodnoty, pro neplátce cena s daní z přidané hodnoty.
V případě, že žadatel (zadavatel) ustanoví hodnotící komisi pro hodnocení nabídek, musí všichni členové hodnotící komise na počátku jednání předložit písemné prohlášení o své nepodjatosti, zejména se nesmí podílet na zpracování nabídky, nesmí mít osobní zájem na zadání zakázky.
Po vyhodnocení nabídek jsou uchazeči informováni, buď o vyloučení z účasti v zadávacím řízení, nebo o výběru nejvhodnější nabídky. S vítězem zadávacího řízení se podepíše smlouva .
Žadatel (zadavatel) je oprávněn zrušit zadávací řízení pro zakázky kdykoliv bez uvedení důvodu (nejpozději do uzavření smlouvy), je-li toto uvedeno ve výzvě k podání nabídky.

Ke kontrole žádosti o proplacení výdajů na MAS a následně na SZIF se dokládají všechny relevantní dokumenty související se zadávacím řízením (upozorňujeme, že předložené dokumenty se nevrací, až na výjimky a že žadatel/příjemce dotace musí všechny tyto dokumenty mít u sebe pro potřeby případných dalších kontrol). Jejich seznam uvádí dokument Seznam dokumentace k zadávacímu řízení (je průběžně aktualizován). Dokládá se zejména výzva, zadávací dokumentace vč. všech příloh (originál/úředně ověřená kopie), nabídky v originále (je vhodné si od uchazečů vyžádat dva originály), vyhodnocení předložených nabídek, prohlášení členů hodnotící komise o nepodjatosti (originál/úředně ověřená kopie), dopisy informující uchazeče o výsledcích, smlouva (originál/úředně ověřená kopie). Rovněž lze důrazně doporučit doložit (v posté kopii) a uchovávat všechny další relevantní dokumenty vč. veškeré komunikace s uchazeči (tj. rozeslání výzvy, předání zadávací dokumentace apod.). Vhodným dokladem o odeslání (přijetí) pošty je např. doklad o osobním převzetí/předání, dodejka, kniha pošty, označený podací lístek/arch. Komunikace může probíhat i elektronickou poštou, v tom případě je vhodné vytisknout příslušné maily. Pozor!!! Nabídky podané v elektronické podobě jsou akceptovatelné pouze při použití elektronického podpisu.

Doporučujeme zadávací řízení a zakázku jednoznačně přiřadit k Žádosti o dotaci a projektu např. stejný název, informace o návaznosti na Žádost o dotaci (registrační číslo), informace o schválení ke spolufinancování z PRV, informace o postupu zadávacího řízení dle pravidel PRV.

- s předpokládanou hodnotou pod 500 tis. Kč bez DPH (vč.) - Postačí doložit pouze smlouvu či objednávku (s přesně specifikovanou dodávkou, službou v návaznosti na položky způsobilých výdajů apod.). Ovšem i v tomto případě je nutno postupovat transparentně a nediskriminačně a tento postup vyhodnocení nabídek je nutné doložit na vyžádání. Za průkazný způsob lze považovat záznam např. tabulku s uvedením alespoň tří dodavatelů s cenovým přehledem, zdrojem a způsobem zjištění cen.

Příklad k doložení výběru dodavatele u zakázky pod 500 tis. Kč u příjemce - neplátce DPH

- s předpokládanou hodnotou samostatné zakázky na služby, dodávky či stavební práce nepřesahující 10 tis. Kč bez DPH - Lze zadat zakázku přímo jednomu dodavateli (není zapotřebí doložit vyhodnocení nabídek). Postačí doložit pouze smlouvu či objednávku (viz výše). Hodnota takto zadaných zakázek nesmí v součtu těchto samostatných výdajů na projekt překročit 100 tis. Kč.

Pozor!!! Je zakázáno účelové rozdělení jedné zakázky na více dílčích zakázek. Pokud zakázku musíte rozdělit (např. postupná realizace), musíte realizovat zadávací řízení na dílčí zakázky dle postupů pro zakázku jako celek. Například rozdělíte zakázku stavebních prací nad 500 tis. Kč na dvě. Na každou dílčí zakázku musíte provést zadávací řízení dle postupu pro zakázku nad 500 tis. Kč.

Před zahájením zadávacího řízení se seznamte s pravidly IV.1.2 kap. 9. (resp. 10.) a seznamem dokumentace k zadávacímu řízení PRV. Důrazně doporučujeme konzultovat na MAS Pobeskydí již ve fázi přípravy výzvy a zadávací dokumentace a následně před podpisem smlouvy s dodavatelem .

Mezi nejčastější chyby a nedostatky patří nejasnost a komplikovanost výzvy a zadávací dokumentace, nesoulad výzvy se zadávací dokumentací a výzvy a zadávací dokumentace s nabídkami a vyhodnocením nabídek. Klíčový je rovněž soulad vítězné nabídky a podepsané smlouvy. Nejčastějšími chybami v nabídkách jsou zejména: nedoložení všech požadovaných dokladů nebo jejich doložení v jiné než požadované formě (problematika prostá kopie/originál/úředně ověřená kopie), změny v závazných vzorech návrhu smlouvy, čestném prohlášení, titulním listu nabídky (proto nedoporučujeme dávat závazné vzory u všech těchto dokladů), změny položek v stavebním položkovém rozpočtu oproti slepému stavebnímu položkovému rozpočtu přiloženého k zadávací dokumentaci.

Je vhodné již do smlouvy či objednávky zakomponovat požadavek na předání konečného položkového stavebního rozpočtu dle skutečnosti tj. po realizaci (u stavebních prací), dokladu o posouzení shody (ES prohlášení o shodě) a technické dokumentace k výrobku (u pořízení technologií nebo strojů, zejména v celkové hodnotě nad 100 tis. Kč/kus nebo komplet bez DPH).

Způsobilost výdajů projektu

Před výběrem dodavatele a stanovením podmínek provedení zakázky je vhodné si rovněž uvědomit přípustnou výši, charakter (investiční/neinvestiční) a čas vzniku způsobilých výdajů.

Časové hledisko

Datum registrace žádosti na SZIF je důležitým mezníkem pro uznání způsobilosti výdaje. Většina výdajů realizovaných před tímto termínem je neuznatelných (dle způsobu zaúčtování je možno i tyto výdaje zařadit do celkových výdajů projektu). Výjimku tvoří výdaje na pořízení technické a projektové dokumentace u projektů nezakládajících veřejnou podporu nebo s podporou poskytovanou v režimu „de minimis", jejich způsobilost je od 1. 1. 2007. Všechny způsobilé výdaje musí být uskutečněny (tj. i zaplaceny) před termínem podání Žádosti o proplacení.

Věcné hledisko

Způsobilé výdaje jsou speficikovány ve fichích a metodice, kde jsou stanoveny rovněž limity, charakter způsobilých výdajů (investiční/neinvestiční). Pro veškeré stavební práce platí, že maximálním způsobilým výdajem, ze kterého je stanovena dotace, jsou aktuální ceny uvedené v katalogu stavebních prací RTS, a.s. Brno k datu podpisu smlouvy s dodavatelem. V průběhu realizace projektu není možné navyšovat způsobilé výdaje projektu, ze kterých je stanovena dotace. Jejich výše je uvedena v Žádosti o dotaci a po schválení žádosti SZIFem v dohodě o poskytnutí dotace (a jejích dodatcích).

Výše způsobilých výdajů se stanovuje zejména na základě dodavatelských faktur (nebo obdobných dokladů), kalkulací, sazeb dle ceníku stavebních prací a materiálu RTS, a.s. Brno, znaleckého posudku (u nákupu nemovitostí a pozemků). Platbu lze provádět bezhotovostně nebo hotovostně do limitu 100 tis. Kč na projekt. Dále je přípustné i věcné plnění, ovšem toto musí být blíže specifikováno v žádosti o dotaci.

Další podrobnosti a řešení specifických případů v rámci zadávacího řízení upravují pravidla IV.1.2.

Portál o veřejných zakázkách http://www.portal-vz.cz/

Ke stažení:

Seznam dokumentace k zadávacímu řízení (aktualizace únor 2012).

Pravidla IV.1.2, Metodika a další dokumenty ke stažení výzva 3, výzva 4, výzva 5, výzva 6.

Související články:

1234